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ASSISTANT ADMINISTRATIF ET MOYENS GENERAUX

Catégorie

Pour FTHM

Référence

AAMG_DAF

A propos de cette offre

Gestion de la logistique :

  • Assurer la gestion, l'organisation et le suivi des travaux suivant les demandes émanant des différents départements ;
  • Superviser la réalisation des prestataires de services (nettoyage, travaux de bâtiments, etc.) ;
  • Analyser les besoins en prestation et achats (recherche de pro forma, comparatifs techniques et coûts des prestations/achats) ;
  • Etre le principal garant du suivi de l'octroi des matériels FTHM (badges, téléphone, puce, mobiliers de bureaux, etc.) ;
  • Assurer l'inventaire annuel des immobilisations de FTHM (mobiliers de bureaux et matériels informatiques, etc.) ;
  • Etre le principal interlocuteur des propriétaires et du syndic de l'immeuble FTHM ;
  • Résoudre les imprévus dans le bâtiment (coupure d'eau, d'électricité...).

Gestion de la facturation :

  • Assurer le suivi du traitement des ordres ;
  • Editer les factures, avoirs, notes de débit, notes de crédit ; 
  • Se charger de la transmission des factures (par mail et physiquement) ;
  • Elaborer les états de contrôle de la facturation (état de suivi hebdomadaire et mensuel, suivi des "factures à établir" et relances pour les ordres de facturation non émis, préparation des états mensuels de circularisation des factures à établir auprès des départements opérationnels).

Gestion administrative :

  • Gérer le courrier de la DAF et l'archivage ;
  • Assurer la gestion des contrats : réception, vérification, centralisation, archivage physique.

Profil recherché

  • Titulaire d’une licence en gestion ou équivalent ;
  • Deux années d’expérience dans la logistique et/ou dans la gestion administrative ;
  • Parfaite maitrise des outils bureautiques ;
  • Maitrise de la langue Française et bonne pratique de l'anglais ;
  • Autonome, rigoureux et avec un sens de l’initiative et des responsabilités ;
  • Aisance relationnelle.

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